راه های مراقبت از زمان؛ اولویت بندی و سازماندهی زمان به معنای مراقبت نکردن از زمان نیست. مراقبت از زمان بسیار مهم است. همۀ ما در طول روز زمان مشابهی را در اختیار داریم. بسیار مهم است که مشخص شود با این زمان چه میکنیم. آیا در طول روز کارهایی انجام میدهیم که واقعاً نمیخواهیم یا وقتمان را با افرادی سپری میکنیم که بیش از آنکه چیزی به ما اضافه کنند، دائماً در حال دریافتاند؟ اینها مثالهایی برای مراقبت نکردن از زمان است.
اساساً دو دسته از عوامل در مراقبت از زمان نقش دارند؛ عوامل بیرونی و عوامل درونی.
عوامل درونی
واگذاری وظایف و برونسپاری کارها یکی از روشهای مراقبت از زمان است. در محیط کار، هر روز فعالیتهایی هست که بیشترین درگیری را با آنها دارید یا فعالیتهایی که شما در آن مهارت بالایی دارید. این فعالیتها حول توانایی و خوشبختانه تمایلات شدید و شور و شوق شما میچرخند؛ اما باقی وظایف، وظایفی سخت و جانفرسا هستند.
اگر بتوانید کارهایی را که در آن مهارت ندارید یا کارهایی که مهارت بالایی در آنها دارید واگذار یا برونسپاری کنید، میتوانید زمان بیشتری را برای خودتان آزاد کنید. اگر بتوانید کارهایی را که دوست ندارید به فرد دیگری واگذار کنید، میتوانید درآمد بیشتری از کارهایی که بازدهی بیشتری برایتان به ارمغان میآورد، بهدست آورید.
یکی از همکاران موفق ما به نام خانم کیم اولور که کارآفرین و مدیر کسب و کار موفقی است، در خصوص عوامل موفقیت خود میگوید که کسبوکار او در واقع زمانی به بیشترین سوددهی رسید که دستیار مجازیاش را استخدام کردم. او وقت فراوانی را صرف نوشتن نامهها، بهروزرسانی وبسایت و بستن قرارداد با شرکتهای احتمالی میکرده است.
هیچیک از این فعالیتها جزو کارهایی نبود که او دوست میداشت انجام دهد. این در حالی بود که دستیارش مشتاقانه دوست داشت این کارها را انجام دهد. اگرچه ۲۵ دلار در ساعت برای این فعالیتها به او پرداخت میکرد ولی در عوض توانست زمان زیادی را برای کارهای موردعلاقه خودش آزاد کند.
دیگر بُعد درونی سازماندهی زمان حفظ توجه و تمرکز دقیق است. آیا میدانستید میانگین انحراف ذهنی هر فرد، هفت تا هشت بار در دقیقه است؟ ایجاد عادتهای کاریِ خوب که فرد را تا پایان کامل هر کاری متمرکز نگه دارد، برای سازماندهی بسیار حیاتی است. باید به خود بیاموزید که تا زمان اتمام کاری که در دست دارید، نباید از صندلیتان بلند شوید.
وقتی در خانه مشغول به کار هستید، موارد زیادی موجب انحراف ذهنی و حواسپرتیتان میشود. چیپسی که در آشپزخانه دارید، ظرفهای کثیف و نشسته، کنترل ایمیلها، تماسهای تلفنی و … ایجاد یک تعهد کاری، بدون استراحتهای غیرضروری، موجب میشود تمرکزتان را حفظ کنید. پس از اتمام هر کار بهتر است برای احیای مجدد و تمرکز دوبارۀ ذهنتان استراحت کوتاهی داشته باشید.
عوامل بیرونی
وقفهها عامل بیرونیِ جدی برای آسیب به مدیریت زمانند. وقتی روی فعالیتی با زمان تعیینشده و مشخص کار میکنید، نباید هیچچیز بر سر راه اتمام این کار قرار بگیرد؛ مگر کاری که اولویت بالاتری دارد. مثلاً، اگر من روی فعالیت شمارۀ سه کار میکنم، در حالیکه هنوز فعالیت شمارۀ یک را به دلیل انتظار کسب اطلاعات به پایان نرساندهام، میتوانم تماس تلفنی را پاسخ بدهم؛ حتی اگر در حین انجام دادنِ کار شمارۀ سه باشم. البته در این میان تماس تلفنی فرد دیگری را پاسخگو نخواهم بود و فقط منتظر این تماس کاری هستم.
روی دیگرِ مراقبت از زمان در برابر انحراف و پرتشدن حواس، بستن درِ اتاق است. اگر در دفتر هستید، به منشی اطلاع دهید که نباید کسی در حین انجام کار مزاحمتان شود، مگر در موارد بسیار اورژانسی. این مسئله را از قبل و چندبار در هفته به همگان متذکر شوید، تلفنتان را مسدود کنید و در دفتر را ببندید. این موارد موجب میشود تا دیگر کسی در حین کار مزاحم شما نشود.
عامل بیرونیِ دیگری که باید مورد توجه قرار دهید، دیگران و تأثیر کلی آنان بر زندگی شماست. میتوانید جایگاه افراد را در زندگی در سه حلقه قرار دهید: افراد سمی، افرادی که به ما انرژی میدهند و افراد خنثی. من در زمینۀ مدیریت زمان معتقدم، زمانی را که به افراد سمی در زندگی اختصاص دادهاید کاهش دهید و زمان بیشتری را با افرادی که به شما انرژی میدهند صرف کنید. این موضوع اهمیت بسیار بالایی دارد. کاهش مدتِ بودن در کنار افراد سمی، زمان بیشتری را برای کارهای پربازده آزاد میکند و افزایش مدت زمان همنشینی با افراد پرانرژی، انرژی شما را برای کارهای چالشانگیز بالا میبرد و وقتتان را به طور مؤثری بهینهسازی میکند.
آخرین نکتهای که باید در مدیریت زمان مورد توجه قرار دهید اختصاص زمانی برای برنامهریزی در مورد دشواریها و گرفتاریهای اجرای برنامه است. در برنامهریزی خود، زمانی را برای پیشامدها و اتفاقات در نظر بگیرید. در مورد مسائلی که شاید جلوی پیشبُرد برنامه را بگیرند بیندیشید و راهکارهایی را برای مقابله با این موانعِ احتمالی در نظر بگیرید. به خاطر داشته باشید یک ساعت برنامهریزی از دهها ساعت کار اضافی جلوگیری میکند. پس بهتر نیست وقت خود را اولویتبندی، سازماندهی و مراقبت کنید؟
